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Certification Qualiopi : comment répondre aux critères sans perdre de temps ?
La certification fait partie des processus apportant de nombreux avantages à votre structure, mais demande un suivi des normes permanent. Découvrez comment se libérer de certaines de ces contraintes.

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La certification Qualiopi est obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour tous les organismes de formation financés par des fonds publics ou mutualisés. Ce précieux sésame atteste notamment de la qualité des formations proposées. Il implique un audit initial, puis plusieurs évaluations régulières. Alors, comment obtenir la certification Qualiopi sans perdre de temps ? Comment gérer au mieux ces audits réguliers et aux nombreuses contraintes ? La réponse dans cet article dédié.

Certification Qualiopi : les enjeux et les contraintes

Qualiopi : définition et avantages

La certification Qualiopi valide la qualité d’une formation, et sa conformité avec le Référentiel National Qualité. Depuis le 1er janvier 2022, c’est LE critère indispensable pour recevoir des financements publics ou mutualisés : Pôle em ploi, l’État, les régions, le Compte Personnel de Formation (CPF)…

Qualiopi : qui est concerné ?

La certification vise tous les Organismes Prestataires d’Actions concourant au développement des Compétences (OPAC). Les OPAC sont les organismes qui proposent :

  • des formations ;
  • des parcours d’apprentissage ;
  • des bilans de compétences ;
  • et/ou un accompagnement des processus de validation des acquis de l’expérience (VAE).

Comment obtenir et conserver la certification ?

Qualiopi est délivrée par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC, ou par une des instances de labellisation reconnues par France Compétences. 

Pour obtenir la certification Qualiopi, vous devez solliciter un de ces organismes certificateurs pour qu’il effectue un audit de votre formation. Par la suite, de nouveaux audits sont à prévoir tous les 18 mois, en alternant audits de surveillance et audits de renouvellement. 

La certification est donnée (ou non) selon 7 critères, répartis en 32 indicateurs, avec notamment l’obligation de :

  • tenir à jour le taux d’obtention de la formation ;
  • communiquer les informations essentielles de la formation aux apprenants (durée, objectifs, modalités, droits et devoirs…) ;
  • vérifier si les objectifs de la formation sont atteints ;
  • mettre à disposition des ressources pédagogiques aux apprenants ;
  • recueillir des feedbacks d’apprenants, financeurs, formateurs…

 

L’automatisation, la solution pour se débarrasser d’Excel

Qualiopi, une certification essentielle mais chronophage

Les éléments à présenter à chaque audit Qualiopi ne sont pas nécessairement complexes. Mais ils sont nombreux et impliquent de tenir à jour de nombreux documents. Les équipes administratives ou les formateurs peuvent donc rapidement crouler sous le poids des tableaux Excel (chiffres des formations, taux de présence, retours des apprenants…). Autant de tâches répétitives et chronophages, surtout si votre entreprise a la formation pour cœur de métier !

Dire stop aux tâches répétitives

Heureusement, les nouvelles technologies permettent de plus en plus de se libérer des tâches à faible valeur ajoutée, qui font perdre du temps et de l’argent aux entreprises. C’est notamment le cas de l’automatisation des tâches. En bref, cette nouvelle approche permet de déléguer à des robots de nombreuses tâches fastidieuses, pour laisser les cerveaux humains se concentrer sur des questions plus importantes (stratégie, ressources humaines, créativité…).

Remplir des tableaux Excel, envoyer automatiquement un email quelques jours avant une date précise, faire signer des documents le jour J, envoyer un questionnaire de satisfaction le lendemain, puis une relance une semaine plus tard… Toute tâche qui peut s’écrire comme un ensemble de règles peut être automatisée.

 

Qualiopi et automatisation : comment ça marche ?

Qualiopi : quelles tâches automatiser ?

En plus de lutter contre le bore-out de vos employés chargés de l’administratif et d’éviter les erreurs humaines, l’automatisation peut vous aider à assurer votre certification Qualiopi. En effet, la charte exige que les organismes de formation :

  • tiennent à jour de nombreux indicateurs (taux de réussite, durée et tarifs des formations…) ;
  • communiquent des informations à leurs apprenants à des moments-clés (contenus, déroulé, ressources pédagogiques…) ;
  • s’assurent du suivi et de la validation des formation par les apprenants ;
  • sollicitent, récoltent, stockent et prennent en compte les retours de toutes les parties prenantes sur la formation…

Voici comment un outil d’automatisation peut prendre en charge ces tâches répétitives et chronophages :

QooPi : votre allié Certification Qualiopi

Avec des outils comme QooPi, l’essentiel du travail humain se situe lors de la configuration. Mais une fois cette étape accomplie, c’est la machine qui prend le relai :

  • quelques jours avant la formation, les apprenants et les formateurs reçoivent par mail toutes les informations nécessaires sur la formation. Les documents de la formation (programme, convocations…) sont générés automatiquement ;
  • si les apprenants ne répondent pas à leur convocation ou à une autre demande de votre part, l’outil envoie une relance ;
  • le jour de la formation, le formateur fait signer en ligne, d’un simple clic, tous les apprenants pour attester de leur présence. Cette démarche simple remplit automatiquement le tableau de présence et de suivi de la formation ;
  • à chaud et à froid, les stagiaires, les formateurs et les financeurs reçoivent un questionnaire de satisfaction, qui remplit automatiquement vos bases de données ;
  • en tant qu’organisme de formation, votre tableau de bord vous permet de suivre toutes ces démarches depuis une interface simple. QooPi vous renseigne également sur l’avancement des étapes du process Qualiopi, et vous alerte sur les points à améliorer.

 

Toujours en évolution, QooPi s’adapte à toutes les structures et tous les besoins grâce à des applications agiles (technologies Low-code et no-code). Une aide précieuse pour les organismes de formation qui souhaitent recevoir, et surtout conserver, la certification Qualiopi.

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